Hiện nay, văn phòng ảo là một trong những dịch vụ được nhiều doanh nghiệp lựa chọn thực hiện kinh doanh. Vậy lý do tại sao văn phòng ảo được nhiều start-up trẻ quan tâm như vậy? Những ưu và nhược điểm của mô hình văn phòng ảo là gì? Hãy cùng ACC tìm hiểu chi tiết bài viết về văn phòng ảo là gì? ưu và nhược điểm mang lại như thế nào? Mời bạn đọc tham khảo:
1. Văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo (hay còn gọi Virtual Office) là hình thức chia sẻ không gian cho nhiều doanh nghiệp, mô hình được thiết kế với đầy đủ các chức năng như một trụ sở chính doanh nghiệp bao gồm: địa điểm giao dịch, biển hiệu công ty, số điện thoại, số fax, nhân viên lễ tân, phòng họp…
Về mặt pháp lý, văn phòng ảo vẫn là một trụ sở chính hay địa điểm kinh doanh hợp pháp của doanh nghiệp.
2. Đối tượng nào phù hợp với văn phòng ảo?
– Các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn mở rộng thị trường.
Hiện nay để thuê một văn phòng làm nơi thực hiện hoạt động kinh doanh phải tốn mức phí rất cao. Vì thế, để tiết kiệm chi phí cho các công ty vừa và nhỏ thì việc sử dụng mô hình này rất hữu ích.
– Các start up trẻ muốn thành lập doanh nghiệp với chi phí rẻ.
– Các chuyên viên tư vấn hay các nhóm dự án ngắn hạn muốn tìm một văn phòng làm việc với đầy đủ tiện nghi.
– Các công ty nước ngoài đang muốn thăm dò thị trường Việt Nam trước khi chính thức triển khai những dự án lớn.
3. Những ưu và nhược điểm của văn phòng ảo mang lại là gì?
Văn phòng ảo là một trong những loại hình văn phòng cho thuê được nhiều công ty, doanh nghiệp lựa chọn. Không chỉ các công ty mới thành lập hay doanh nghiệp trong nước mà những đơn vị liên doanh nước ngoài cũng rất ưa chuộng loại hình văn phòng này. Bên cạnh đó, mô hìn này cũng mang lại một số hạn chế cho các doanh nghiệp. Hãy cùng ACC phân tích các ưu và nhược điểm của văn phòng ảo:
3.1. Ưu điểm của văn phòng ảo
– Tiết kiệm tối đa chi phí thuê văn phòng
So với văn phòng truyền thống, giá cho thuê văn phòng ảo đã ưu đãi hơn rất nhiều. Đây chính là ưu điểm lớn đối với các công ty, doanh nghiệp. Thay vì phải dành một khoản tiền không nhỏ để mua sắm nội thất, hoàn thiện không gian làm việc cho toàn bộ nhân viên các cấp của công ty.
– Giải pháp tối ưu chi phí hiệu quả
Các doanh nghiệp có thể tiết kiệm được tới 80% chi phí dành cho văn phòng làm việc nhờ sử dụng loại hình văn phòng ảo. Hơn nữa, nhân viên trong công ty cũng có thể nhanh chóng bắt tay vào làm việc, đảm bảo năng suất và hiệu quả cao, mang đến lợi nhuận đáng kể cho công ty.
– Đáp ứng nhu cầu của nhiều đối tượng
Hiện nay dịch vụ cho thuê văn phòng ảo phù hợp với đối tượng là các công ty, doanh nghiệp trong và ngoài nước đang có nhu cầu đặt trụ sở tại Việt Nam. Trong đó văn phòng ảo có thể đáp ứng cả nhu cầu của đơn vị startup đến doanh nghiệp lớn đang muốn mở rộng thị trường, những đơn vị liên doanh với nước ngoài, …
Văn phòng ảo có thể phù hợp với các công ty, doanh nghiệp hoạt động đa ngành nghề, đa lĩnh vực. Từ các doanh nghiệp kinh doanh trong mảng du lịch, vận tải, pháp luật đến các dịch vụ truyền thông quảng cáo, báo chí, …
– Trang bị đầy đủ nội thất, đồ dùng cần thiết
Thiết bị, máy móc văn phòng được trang bị đầy đủ, bao gồm: bàn ghế làm việc, điện thoại, bàn tiếp khách, điều hòa, Internet tốc độ cao… Không gian làm việc đều bố trí chuyên nghiệp, ấn tượng và rộng rãi. Đây cũng là yếu tố giúp nâng cao thương hiệu của doanh nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác.
3.2. Nhược điểm của văn phòng ảo
Mặc dù lợi ích văn phòng ảo mang đến cho doanh nghiệp nhiều cơ hội nhưng nó cũng có nhược điểm.
Thứ nhất, Cần phải báo trước khi gặp gỡ đối tác, khách hàng.
Bởi lẽ, đây là một mô hình văn phòng ảo. Vì vậy, có nhiều doanh nghiệp đang cùng sử dụng chung dịch vụ do đó cần phải đăng ký trước nhằm tránh tình trạng trùng lịch.
Thứ hai, về vấn đề pháp lý.
Là vì văn phòng ảo cũng chính là thuật ngữ mà trong văn bản pháp luật chưa có quy định về vấn đề này. Dẫn đến nhiều rủi ro xảy ra trên thực tế khi sử dụng mô hình này.
4. Những lợi ích khi lựa chọn dịch vụ văn phòng ảo do ACC cung cấp là gì?
Là một trong những đơn vị chuyên cung cấp các loại hình văn phòng ảo nhiều năm, ACC rất tự tin vào nguồn tài nguyên, cung cách phục vụ và tính pháp lý rõ ràng, minh bạch của mình. Đây cũng là những yếu tố chính giúp khách hàng tin tưởng và lựa chọn dịch vụ văn phòng ảo của chúng tôi.
Khách hàng có thể đi tham quan văn phòng trước khi thuê. Việc này giúp khách hàng chủ động hơn trong việc lựa chọn văn phòng ảo mà mình ưng ý nhất.
ACC mang đến cho quý khách các thiết kế văn phòng ảo phù hợp với nhu cầu cụ thể nhất. Chúng tôi hiểu rằng chi phí luôn là vấn đề được quý vị quan tâm do đó tại ACC chi phí luôn bảo đảm ở mức hợp lý, không phát sinh bất cứ chi phí nào khác ngoài chi phí đã báo từ đầu.
5. Những câu hỏi liên quan đến dịch vụ văn phòng ảo?
5.1. Mô hình văn phòng ảo có được đăng ký để đăng ký kinh doanh không?
Điều 42 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định trụ sở chính của doanh nghiệp: “Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).”
Như vậy, pháp luật không có nội dung quy định cấm doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để làm trụ sở hoạt động và cũng không có quy định pháp lý nào điều chỉnh cũng như cơ chế xử lý đối với vấn đề này. Do đó, mô hình văn phòng ảo vẫn hoạt động mạnh hiện nay.
5.2. Ai có quyền được sử dụng dịch vụ văn phòng ảo?
Tất cả mọi đối tượng bao gồm: các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các start up trẻ muốn thành lập doanh nghiệp, các công ty nước ngoài đang muốn thăm dò thị trường Việt Nam trước khi chính thức triển khai những dự án lớn…
5.3. ACC có cung cấp các dịch vụ đăng ký thành lập văn phòng ảo không?
ACC có cung cấp hệ thống dịch vụ văn phòng ảo trên cả nước. Do đó, hãy liên hệ với ACC để được tư vấn chi tiết.