Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo là một trong những giải pháp giải pháp hữu hiệu nhằm giúp các doanh nghiệp vượt qua giai đoạn khó khăn ban đầu, đặc biệt là những doanh nghiệp vừa và nhỏ, có nguồn vốn nhỏ hoặc chưa ổn định. Tuy nhiên, nếu như không am hiểu và nắm kỹ những kiến thức cơ bản khi thuê văn phòng ảo thì có thể dẫn đến những rủi ro tiềm ẩn sau khi thuê mô hình này. Hãy cùng ACC tìm hiểu chi tiết thông qua bài về rủi ro văn phòng ảo, nhằm giúp Qúy khách hiểu rõ hơn về mô hình này.
1. Văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo (hay còn gọi Virtual Office) hay còn được gọi là “văn phòng cho thuê 0m2” là hình thức chia sẻ không gian cho nhiều doanh nghiệp, mô hình được thiết kế với đầy đủ các chức năng như một trụ sở chính doanh nghiệp bao gồm: địa điểm giao dịch, biển hiệu công ty, số điện thoại, số fax, nhân viên lễ tân, phòng họp…
2. Văn phòng ảo mang lại những lợi ích gì?
Văn phòng ảo là một trong những loại hình văn phòng cho thuê được nhiều công ty, doanh nghiệp lựa chọn. Hãy cùng ACC phân tích các ưu điểm của văn phòng ảo:
2.1. Tiết kiệm tối đa chi phí thuê văn phòng
So với văn phòng truyền thống, giá cho thuê văn phòng ảo đã ưu đãi hơn rất nhiều. Đây chính là ưu điểm lớn đối với các công ty, doanh nghiệp. Thay vì phải dành một khoản tiền không nhỏ để mua sắm nội thất, hoàn thiện không gian làm việc cho toàn bộ nhân viên các cấp của công ty.
2.2. Giải pháp tối ưu chi phí hiệu quả
Các doanh nghiệp có thể tiết kiệm được tới 80% chi phí dành cho văn phòng làm việc nhờ sử dụng loại hình văn phòng ảo. Hơn nữa, nhân viên trong công ty cũng có thể nhanh chóng bắt tay vào làm việc, đảm bảo năng suất và hiệu quả cao, mang đến lợi nhuận đáng kể cho công ty.
2.3. Đáp ứng nhu cầu của nhiều đối tượng
Hiện nay dịch vụ cho thuê văn phòng ảo phù hợp với đối tượng là các công ty, doanh nghiệp trong và ngoài nước đang có nhu cầu đặt trụ sở tại Việt Nam. Trong đó văn phòng ảo có thể đáp ứng cả nhu cầu của đơn vị startup đến doanh nghiệp lớn đang muốn mở rộng thị trường, những đơn vị liên doanh với nước ngoài, …
Văn phòng ảo có thể phù hợp với các công ty, doanh nghiệp hoạt động đa ngành nghề, đa lĩnh vực. Từ các doanh nghiệp kinh doanh trong mảng du lịch, vận tải, pháp luật đến các dịch vụ truyền thông quảng cáo, báo chí, …
2.4. Trang bị đầy đủ nội thất, đồ dùng cần thiết
Thiết bị, máy móc văn phòng được trang bị đầy đủ, bao gồm: bàn ghế làm việc, điện thoại, bàn tiếp khách, điều hòa, Internet tốc độ cao… Không gian làm việc đều bố trí chuyên nghiệp, ấn tượng và rộng rãi. Đây cũng là yếu tố giúp nâng cao thương hiệu của doanh nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác.
3. Những rủi ro văn phòng ảo là gì?
Bên cạnh, những ưu điểm vượt trội của loại mô hình này. Văn phòng ảo còn mang lại những rủi ro cho Qúy khách nếu như không nắm rõ vững kiến thức cơ bản về dịch vụ thuê văn phòng ảo.
– Đội ngũ lễ tân thiếu chuyên nghiệp
Khi sử dụng dịch vụ thuê văn phòng ảo, bạn chỉ tới văn phòng mỗi khi cần tiếp khách hàng, gặp gỡ đối tác và sẽ được đội ngũ lễ tân của công ty văn phòng ảo hỗ trợ. Tuy nhiên, nếu đội ngũ lễ tân phục vụ không tốt. Đặc biệt, đối với doanh nghiệp mới thành lập thì ảnh hưởng xấu đến hình ảnh doanh nghiệp trong mắt khách hàng.
– Khả năng cung cấp dịch vụ thấp
Dịch vụ cho thuê văn phòng ảo không những là việc cung cấp cho bạn một địa chỉ kinh doanh đẹp để đăng ký giấy phép kinh doanh, văn phòng giao dịch mà còn cung cấp cho bạn những không gian khác như phòng tiếp khách, phòng họp, khu vực sảnh chờ…. Do đó, nếu dịch vụ thấp sẽ gián đọan đến quá trình làm việc hiệu quả của công ty bạn.
– Vấn đề về pháp lý của văn phòng ảo
Căn cứ theo Điều 42, Luật Doanh nghiệp 2020 quy định:”Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có)”.
Như vậy, pháp luật không có nội dung quy định cấm doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để làm trụ sở hoạt động nhưng cũng không có quy định pháp lý nào điều chỉnh cũng như cơ chế xử lý đối với vấn đề này. Do đó, doanh nghiệp phải tự chịu trách nhiệm về tính trung thực khi khai báo địa chỉ trụ sở kinh doanh và các giấy tờ hợp lệ.
Nhưng với những công ty văn phòng ảo mới thành lập, chưa có kinh nghiệm để giải quyết những thủ tục thành lập doanh nghiệp, đăng ký giấy phép kinh doanh, từ đó sự tư vấn cho khách hàng còn thiếu sót làm cho khách hàng phải tốn thời gian và thủ tục rắc rối để cho ra được giấy phép kinh doanh
– Những điều khoản trong hợp đồng rõ ràng
Với những công ty văn phòng ảo không uy tín, nội dung trong hợp đồng cho thuê văn phòng thường chứa những điều khoản không rõ ràng, cụ thể. Do đó, Qúy khách sẽ chịu thiệt thòi nếu không tìm hiểu rõ về hợp đồng và các điều khoản.
– Bảo mật thông tin
Sử dụng văn phòng ảo thì trong đó có tiện ích như nhận thư từ/ bưu phẩm từ đối tác, khách hàng hoặc điện thoại viên tiếp nhận điện thoại, trả lời trong phạm vi cho phép…
Nếu như bạn không sử dụng dịch vụ văn phòng ảo tại những thương hiệu uy tín, lâu năm thì việc bạn bị rò rỉ về thông tin cá nhân, thông tin doanh nghiệp hay thông tin về các khách hàng và đối tác hoàn toàn có thể xảy ra. Đây là một điều cực kỳ tối kỵ trong kinh doanh.
4. Những câu hỏi liên quan đến rủi ro văn phòng ảo kinh doanh ?
4.1. Có bảo đảm về thông tin khách khi thuê văn phòng ảo?
Văn phòng ảo cung cấp các tiện ích như nhận thư từ/ bưu phẩm từ đối tác, khách hàng hoặc điện thoại viên tiếp nhận điện thoại, trả lời trong phạm vi cho phép…
Do đó, như bạn không sử dụng dịch vụ văn phòng ảo tại những thương hiệu uy tín, lâu năm thì việc bạn bị rò rỉ về thông tin cá nhân, thông tin doanh nghiệp hay thông tin về các khách hàng và đối tác hoàn toàn có thể xảy ra. Đây là một điều cực kỳ tối kỵ trong kinh doanh.
4.2. Có nên thuê văn phòng ảo kinh doanh?
Tùy vào nhu cầu và quy mô doanh nghiệp của mình mà doanh nghiệp có thể chọn hình thức cho thuê văn phòng ảo. ACC khuyến khích các start-up trẻ, doanh nghiệp vừaa và nhỏ thì nên lựa chọn văn phòng ảo sẽ phát huy được hiệu quả tốt nhất. Đặc biệt, nên chọn dịch vụ văn phòng ảo tại những thương hiệu uy tín, lâu năm, sẽ giảm bớt những rủi ro cho Qúy khách.
4.3. ACC có cung cấp các dịch vụ văn phòng ảo không?
ACC chuyên cung cấp hệ thống dịch vụ văn phòng ảo trên cả nước. Do đó, hãy liên hệ với ACC để được tư vấn chi tiết.