Hợp đồng cho thuê văn phòng ảo là hình thức giao dịch lập ra nhằm ràng buộc trách nhiệm pháp lý của hai bên. Vậy mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng ảo được trình bày như thế nào? Hãy cùng ACC tham khảo nội dung của mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng ảo dưới đây:
1. Mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo (hay còn gọi Virtual Office) là hình thức chia sẻ không gian cho nhiều doanh nghiệp, mô hình được thiết kế với đầy đủ các chức năng như một trụ sở chính doanh nghiệp bao gồm: địa điểm giao dịch, biển hiệu công ty, số điện thoại, số fax, nhân viên lễ tân, phòng họp…
Mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng ảo là văn bản hành chính quy định những điều khoản cụ thể về quyền và nghĩa vụ của bên thuê và bên cho thuê văn phòng ảo cũng như các điều khoản liên quan khác. Mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng ảo là một trong những giao dịch bắt buộc nhằm bảo về quyền lợi của các bên khi phá sinh tranh chấp trong quá trình thực hiện hợp đồng.
2. Đối tượng nào phù hợp với văn phòng ảo?
Các đối tượng khởi nghiệp có thể sử dụng dịch vụ văn phòng ảo bao gồm:
– Các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn mở rộng thị trường.
– Các start up trẻ muốn thành lập doanh nghiệp với chi phí rẻ.
– Các chuyên viên tư vấn hay các nhóm dự án ngắn hạn muốn tìm một văn phòng làm việc với đầy đủ tiện nghi.
– Các công ty nước ngoài đang muốn thăm dò thị trường Việt Nam trước khi chính thức triển khai những dự án lớn.
3. Tham khảo mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng ảo của ACC
Sau đây, chúng tôi xin cung cấp mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng ảo, bao gồm những nội dung như sau:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
——–***——–
…, ngày … tháng … năm 202…
HỢP ĐỒNG THUÊ VĂN PHỎNG ẢO
Số: ……. /HĐDV-…..
Căn cứ Bộ luật Dân sự năm 2015;
Căn cứ Luật Doanh nghiệp 2020;
Căn cứ thỏa thuận giữa các bên.
Hôm nay, ngày … tháng … năm 202… tại trụ sở công ty…, các bên gồm có:
BÊN A: CÔNG TY …
Địa chỉ : …
Mã số thuế : …
Đại diện : Ông/bà … Chức vụ : ….
Điện thoại: … Fax: …
Tài khoản: …
BÊN B: CÔNG TY …
Địa chỉ: …
Mã số thuế: …
Đại diện : Ông/bà … Chức vụ : Giám đốc
Điện thoại: … Fax: …
Tài khoản: …
Sau khi bàn bạc, hai bên đã thỏa thuận và thống nhất ký kết hợp đồng thuê văn phòng ảo số …/HĐDV-….với nội dung như sau:
ĐIỀU 1. NỘI DUNG DỊCH VỤ CUNG CẤP
Xét thấy Bên A có nhu cầu tìm địa điểm đặt trụ sở kinh doanh, Bên B cung cấp dich vụ cho thuê văn phòng ảo, Bên A đồng ý sử dụng dịch vụ và Bên B đồng ý cung cấp dịch vụ thuê văn phòng ảo theo các thỏa thuận trong hợp đồng này, với thông tin về văn phòng như sau:
- Địa chỉ văn phòng :
- Điện tích văn phòng :
ĐIỀU 2. THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG
2.1. Thời hạn hợp đồng:
Thời hạn thuê văn phòng là … năm, bắt đầu từ ngày ….
Bên A có thể gia hạn hợp đồng khi hợp đồng chuẩn bị hết hạn, nhưng phải báo trước cho Bên B ít nhất 01 tháng trước khi hợp đồng hết hạn.
2.2. Các dịch vụ Bên B và Bên A thống nhất áp dụng:
– Văn phòng làm việc gồm các phòng chức năng: Phòng làm việc, phòng họp, phòng tiếp khách, phòng vệ sinh.
– Đầy đủ các thiết bị điện tử gồm: 01 máy fax, 01 máy photocopy, 01 máy chiếu trong phòng họp.
– Các đồ dùng văn phòng khác: bàn ghế…
– Có sẵn wifi, điện, nước nóng/lạnh, số di động…
– Nhân viên lễ tân trực điện thoại, bưu phẩm, thư từ, fax,… được gửi cho Bên A. Sau đó nhân viên lễ tân sẽ chuyển lại đến cho Bên A theo yêu cầu của Bên A.
ĐIỀU 3. GIÁ TRỊ HỢP ĐỒNG VÀ PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN
3.1. Giá trị hợp đồng
Giá thuê văn phòng trong 01 tháng là: … (đồng). Giá thuê đã bao gồm VAT, tiền điện, nước, wifi. Tổng số tiền mà Bên A phải thanh toán cho Bên B là … VNĐ (đồng). Chi phí cụ thể được thống kê tại phụ lục kèm theo hợp đồng này.
Bên A phải đặt cọc cho Bên B số tiền …. (đồng), tương đương với … tháng thuê nhà trong vòng 07 ngày kể từ ngày ký hợp đồng. Tiền đặt cọc sẽ được Bên B giữ lại trong suốt thời gian thuê hoàn trả cho Bên A sau khi hết thời gian thuê, để đảm bảo Bên A thực hiện theo điều khoản thỏa thuận trong hợp đồng này.
Trong vòng 07 ngày kể từ khi Bên B bàn giao văn phòng cho Bên A thuê, Bên A phải thanh toán giá thuê trong 06 tháng đầu tiên. Sau đó, Bên B tiếp tục thanh toán giá thuê theo kỳ hạn 06 tháng một lần, trong vòng 3 ngày đầu tiên của lần thanh toán tiếp theo.
3.2. Phương thức thanh toán:
Bên A sẽ thanh toán cho Bên B bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng theo thông tin như sau:
- Tên tài khoản :
- Số tài khoản :
- Ngân hàng :
- Chi nhánh :
Trường hợp thanh toán bằng hình thức chuyển khoản, sau khi thanh toán, Bên A giữ lại biên lai để thông báo cho Bên B bằng email.
3.3. Trường hợp thanh toán chậm:
Bên A phải thanh toán chi phí đúng thời hạn và đầy đủ cho Bên B. Thời hạn thanh toán chậm tối đa là 03 ngày kể từ ngày phải thanh toán theo quy định trong hợp đồng. Sau ngày thứ 3 chậm thanh toán, Bên A phải chịu phạt lãi chậm thanh toán theo mức lãi suất tăng 1%/ngày chậm thanh toán và bồi thường nếu có thiệt hại theo quy định của pháp luật.
ĐIỀU 4. QUYỀN VÀ NGHĨA VỤ CỦA CÁC BÊN
4.1. Quyền và nghĩa vụ của Bên A:
- Quyền của Bên A:
- Yêu cầu Bên B thực hiện đúng thỏa thuận trong hợp đồng;
- Được sử dụng cơ sở vật và các dịch vụ hai bên thỏa thuận cung cấp;
- Có quyền áp dụng chế tài và đơn phương chấm dứt hợp đồng theo quy định pháp luật và của hợp đồng này;
- Các quyền khác theo quy định pháp luật.
- Nghĩa vụ của Bên A:
- Thanh toán đầy đủ và đúng hạn cho Bên B theo quy định hợp đồng;
- Phải đặt lịch trước ít nhất 03 ngày khi muốn sử dụng phòng họp, phòng tiếp khách;
- Tuân thủ các quy định của Bên B về thời gian làm việc, mục đích sử dụng phòng chức năng, cơ sở vật chất và trang thiết bị;
- Giữ gìn cơ sở vật chất, trang thiết bị và sử dụng tiết kiệm điện, nước.
- Không được chuyển nhượng hợp đồng hoặc cho cá nhân, tổ chức khác thuê lại trừ trường hợp Bên B đồng ý;
- Chấp hành các quy định về an nịnh trật tự và giữ gìn vệ sinh môi trường tại khu vực;
- Chịu trách nhiệm về sự hư hại và tổn thất của văn phòng trong thời gian thuê và phải bồi thường thiệt hại cho Bên B;
- Tự chịu trách nhiệm về tài sản của Bên A khi sử dụng văn phòng
- Các nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật.
4.2. Quyền và nghĩa vụ của Bên B:
- Quyền của Bên B:
- Yêu cầu Bên A thực hiện thanh toán đầy đủ và đúng hạn các khoản phí theo Điều 3 của hợp đồng này;
- Yêu cầu Bên A bồi thường thiệt hại
- Có quyền áp dụng chế tài và đơn phương chấm dứt hợp đồng theo quy định pháp luật và của hợp đồng này;
- Các quyền lợi khác theo quy định pháp luật.
- Nghĩa vụ của Bên B:
- Cung cấp cho Bên A các dịch vụ theo đúng thỏa thuận trong hợp đồng;
- Bảo dưỡng, sửa chữa cơ sở vật chất, trang thiết bị cho thuê;
- Tạo điều kiện cho Bên A sử dụng thuận tiện các dịch vụ cung cấp;
- Nộp các loại thuế, chi phí điện, nước, wifi;
- Các nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật.
ĐIỀU 5. PHẠT VI PHẠM VÀ BỒI THƯỜNG THIỆT HẠI
Nếu một bên vi phạm bất cứ điều khoản nào trong hợp đồng thì phải chịu mức phạt vi phạm theo thỏa thuận nhưng không quá 8% giá trị hợp đồng. Trường hợp không có thỏa thuận, mức phạt áp dụng cho mỗi hành vi vi phạm hợp đồng của bên vi phạm là 4% tổng giá trị hợp đồng. Nếu có thiệt hại xảy ra, bên vi phạm hợp đồng phải đồng thời bồi thường thiệt hại và xử lý hậu quả phát sinh để thực hiện được hợp đồng một cách tốt nhất.
ĐIỀU 6. THANH LÝ HỢP ĐỒNG.
6.1. Hợp đồng chấm dứt khi các bên hoàn thành quyền và nghĩa vụ với nhau và không có thỏa thuận khác.
6.2. Nếu trong quá trình thực hiện hợp đồng, hai bên thỏa thuận được với nhau về việc chấm dứt hợp đồng, hợp đồng này sẽ chấm dứt kể từ thời điểm đạt được thỏa thuận giữa hai bên.
6.3. Hợp đồng chấm dứt khi một trong hai bên đơn phương chấm dứt hợp đồng theo quy định của pháp luật và hợp đồng này.
ĐIỀU 7. ĐƠN PHƯƠNG CHẤM DỨT HỢP ĐỒNG
7.1. Bên B có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng trong các trường hợp sau:
– Bên A chậm thanh toán cho Bên B quá 11 ngày, Bên B có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng với Bên A. Đồng thời, Bên A phải chịu phạt 8% tổng giá trị hợp đồng và bồi thường thiệt hại (nếu có).
– Bên A vi phạm các nghĩa vụ của mình mà Bên B đã nhắc nhở 03 lần về các vấn đề này nhưng Bên A không khắc phục và vẫn tiếp tục vi phạm.
7.2. Bên A có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng khi đã nhắc nhở bằng văn bản 03 lần nhưng Bên B không khắc phục về các vấn đề sau:
– Bên B không tu sửa, nâng cấp cơ sở vật chất, trang thiết bị đạt tiêu chuẩn như khi thỏa thuận ký kết;
– Quyền sử dụng văn phòng của Bên A bị Bên B hoặc bên thứ 3 hạn chế mà Bên A không được thông báo trước và thỏa thuận lại.
7.3. Các bên không được đơn phương chấm dứt hợp đồng trừ trường hợp pháp luật và thỏa thuận trong hợp đồng quy định khác. Trường hợp đơn phương chấm dứt hợp đồng, Bên A phải thanh toán phần nghĩa vụ Bên B đã được thực hiện cho Bên B và các bên không phải tiếp tục thực hiện các nghĩa vụ, trừ thỏa thuận về phạt vi phạm, bồi thường thiệt hại và giải quyết tranh chấp. Bên đơn phương chấm dứt hợp đồng phải bồi thường 8% tổng giá trị của hợp đồng này cho bên kia và bồi thường thiệt hại (nếu có), trừ trường hợp pháp luật và hợp đồng này cho phép được đơn phương chấm dứt hợp đồng.
7.4. Bên đơn phương chấm dứt hợp đồng phải thông báo cho bên còn lại trước trong vòng 03 ngày. Nếu thông báo chậm quá 03 ngày hoặc không thông báo sẽ bị phạt 3% tổng giá trị hợp đồng và phải bồi thường thiệt hại
ĐIỀU 8. SỰ KIỆN BẤT KHẢ KHÁNG
8.1. Nếu xảy ra sự kiện bất khả kháng, hai bên sẽ không bị coi là vi phạm hợp đồng nếu chứng minh được sự kiện bất khả kháng là nguyên nhân trực tiếp dẫn đến hành vi vi phạm hợp đồng và toàn bộ thiệt hại xảy ra (nếu có thiệt hại).
8.2. Bên chịu ảnh hưởng bởi sự kiện bất khả kháng phải thông báo cho bên kia trong vòng tối đa 03 ngày kể từ khi sự kiện bất khả kháng tác động lên việc thực hiện hợp đồng. Nếu thông báo chậm quá 03 ngày hoặc không thông báo sẽ bị phạt 3% tổng giá trị hợp đồng và phải bồi thường thiệt hại cho bên còn lại (nếu có).
ĐIỀU 9. GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP
Mọi tranh chấp phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng sẽ được giải quyết bằng thương lượng, hòa giải. Trường hợp thương lượng, hòa giải không thành, tranh chấp sẽ được giải quyết tại Tòa án nhân dân có thẩm quyền.
Hợp đồng gồm… trang, được lập thành 02 bản, có giá trị pháp lý như nhau và mỗi bên giữ một bản.
Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký.
| ĐẠI DIỆN BÊN A | ĐẠI DIỆN ĐẠI B |
4. Dịch vụ văn phòng ảo do ACC cung cấp
Là một trong những đơn vị chuyên cung cấp các loại hình văn phòng ảo nhiều năm, ACC rất tự tin vào nguồn tài nguyên, cung cách phục vụ và tính pháp lý rõ ràng, minh bạch của mình. Đây cũng là những yếu tố chính giúp khách hàng tin tưởng và lựa chọn dịch vụ văn phòng ảo của chúng tôi.
Khách hàng có thể đi tham quan văn phòng trước khi thuê. Việc này giúp khách hàng chủ động hơn trong việc lựa chọn văn phòng ảo mà mình ưng ý nhất. Hơn nữa, khách hàng không cần lo lắng về hợp đồng vì chúng tôi có đội ngũ luật sư dày dặn kinh nghiệm trong vấn đề pháp lý.
ACC mang đến cho quý khách các thiết kế văn phòng ảo phù hợp với nhu cầu cụ thể nhất. Chúng tôi hiểu rằng chi phí luôn là vấn đề được quý vị quan tâm do đó tại ACC chi phí luôn bảo đảm ở mức hợp lý, không phát sinh bất cứ chi phí nào khác ngoài chi phí đã báo từ đầu.
5. Những câu hỏi liên quan đến mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng ảo?
5.1. Cho thuê văn phòng ảo khởi nghiệp có hợp pháp hay không?
Điều 42 Luật Doanh nghiệp năm 2020 quy định trụ sở chính của doanh nghiệp: “Trụ sở chính của doanh nghiệp đặt trên lãnh thổ Việt Nam, là địa chỉ liên lạc của doanh nghiệp và được xác định theo địa giới đơn vị hành chính; có số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có).”
Như vậy, pháp luật không có nội dung quy định cấm doanh nghiệp thuê văn phòng ảo để làm trụ sở hoạt động và cũng không có quy định pháp lý nào điều chỉnh cũng như cơ chế xử lý đối với vấn đề này. Do đó, mô hình văn phòng ảo có thể coi là hợp pháp nếu đăng ký kinh doanh theo đúng trình tự pháp luật.
5.2. Có nên thuê văn phòng ảo?
Tùy vào nhu cầu và quy mô doanh nghiệp của mình mà doanh nghiệp có thể chọn hình thức cho thuê văn phòng ảo. ACC khuyến khích các start-up trẻ, doanh nghiệp vừaa và nhỏ thì nên lựa chọn văn phòng ảo sẽ phát huy được hiệu quả tốt nhất.
5.3. ACC có cung cấp các dịch vụ soạn thảo mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng ảo không?
ACC chuyên cung cấp hệ thống dịch vụ văn phòng ảo trên cả nước, bao gồm soạn thảo mẫu hợp đồng cho thuê văn phòng ảo. Do đó, hãy liên hệ với ACC để được tư vấn chi tiết.