Tìm hiểu về mô hình văn phòng ảo và lựa chọn thuê văn phòng ảo là điều không hề dễ dàng đối với những đối tượng mới bắt đầu quan tâm đến dịch vụ này. Nhận biết được điều đó, ACC xin giới thiều bài viết về kinh nghiệm thuê văn phòng ảo nhằm cung cấp Qúy khách nắm rõ những kiến thức cơ bản về mô hình này. Qua đó, giúp Qúy khách dễ dàng đưa ra quyết định thuê địa điểm văn phòng ảo nhằm thực hiện hoạt động kinh của mình.
1. Văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo (hay còn gọi Virtual Office) hay còn được gọi là “văn phòng cho thuê 0m2” là hình thức chia sẻ không gian cho nhiều doanh nghiệp, mô hình được thiết kế với đầy đủ các chức năng như một trụ sở chính doanh nghiệp bao gồm: địa điểm giao dịch, biển hiệu công ty, số điện thoại, số fax, nhân viên lễ tân, phòng họp…
Về mặt pháp lý, văn phòng ảo vẫn là một trụ sở chính hay địa điểm kinh doanh hợp pháp của doanh nghiệp.
2. Văn phòng ảo mang lại những lợi ích gì?
Văn phòng ảo là một trong những loại hình văn phòng cho thuê được nhiều công ty, doanh nghiệp lựa chọn. Hãy cùng ACC phân tích các ưu điểm của văn phòng ảo:
2.1. Tiết kiệm tối đa chi phí thuê văn phòng
So với văn phòng truyền thống, giá cho thuê văn phòng ảo đã ưu đãi hơn rất nhiều. Đây chính là ưu điểm lớn đối với các công ty, doanh nghiệp. Thay vì phải dành một khoản tiền không nhỏ để mua sắm nội thất, hoàn thiện không gian làm việc cho toàn bộ nhân viên các cấp của công ty.
2.2. Giải pháp tối ưu chi phí hiệu quả
Các doanh nghiệp có thể tiết kiệm được tới 80% chi phí dành cho văn phòng làm việc nhờ sử dụng loại hình văn phòng ảo. Hơn nữa, nhân viên trong công ty cũng có thể nhanh chóng bắt tay vào làm việc, đảm bảo năng suất và hiệu quả cao, mang đến lợi nhuận đáng kể cho công ty.
2.3. Đáp ứng nhu cầu của nhiều đối tượng
Hiện nay dịch vụ cho thuê văn phòng ảo phù hợp với đối tượng là các công ty, doanh nghiệp trong và ngoài nước đang có nhu cầu đặt trụ sở tại Việt Nam. Trong đó văn phòng ảo có thể đáp ứng cả nhu cầu của đơn vị startup đến doanh nghiệp lớn đang muốn mở rộng thị trường, những đơn vị liên doanh với nước ngoài, …
Văn phòng ảo có thể phù hợp với các công ty, doanh nghiệp hoạt động đa ngành nghề, đa lĩnh vực. Từ các doanh nghiệp kinh doanh trong mảng du lịch, vận tải, pháp luật đến các dịch vụ truyền thông quảng cáo, báo chí, …
2.4. Trang bị đầy đủ nội thất, đồ dùng cần thiết
Thiết bị, máy móc văn phòng được trang bị đầy đủ, bao gồm: bàn ghế làm việc, điện thoại, bàn tiếp khách, điều hòa, Internet tốc độ cao… Không gian làm việc đều bố trí chuyên nghiệp, ấn tượng và rộng rãi. Đây cũng là yếu tố giúp nâng cao thương hiệu của doanh nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác.
3. Một số kinh nghiệm thuê văn phòng ảo
ACC xin tổng hợp một số kinh nghiệm thuê văn phòng ảo như sau:
3.1. Xem xét thủ tục pháp lý kỹ lưỡng
Do hiện nay, vẫn chưa có một văn bản pháp lý hay quy định nào chính thức vầ hoạt động của những văn phòng ảo. Chính vì thế, việc tìm hiểu kỹ lưỡng những quy định về thủ tục pháp lý khi thuê là rất cần thiết, giúp doanh nghiệp tránh được những rủi ro, lừa đảo.
3.2.Tìm địa điểm thích hợp
Văn phòng không chỉ là nơi làm việc của nhân viên. Văn phòng còn trở thành văn phòng đại diện, giao dịch với khách hàng, đối tác. Do đó, tùy vào nhu cầu để chọn những vị trí gần hoặc xa trung tâm thành phố . Vị trí đó có thể là vị trí sôi động hút khách hoặc yên tĩnh, hoặc vị trí đặc biệt..
3.3. Những dịch vụ đi kèm khi thuê văn phòng
Thông thường dịch vụ cho thuê văn phòng ảo hiện nay còn cung cấp thêm cho người thuê những nộ thất như bàn, ghế, tủ, hồ sơ, sách, máy lạnh, wifi, máy nước nóng/lạnh, điện, nước, số di động, số fax riêng để tiện cho việc liên lạc,…Nên tìm hiểu kỹ về những dịch vụ đi kèm này cũng như chi phí cho những nội thất này được tính như thế nào. Tất cả phải được thể hiện rõ ràng và chi tiết trong hợp đồng cho thuê để tránh việc chi phí bị đội lên khó kiểm soát sau khi thuê.
4. Tại sao nên chọn dịch vụ văn phòng ảo tại ACC
Là một trong những đơn vị chuyên cung cấp các loại hình văn phòng ảo nhiều năm, ACC rất tự tin vào nguồn tài nguyên, cung cách phục vụ và tính pháp lý rõ ràng, minh bạch của mình. Đây cũng là những yếu tố chính giúp khách hàng tin tưởng và lựa chọn dịch vụ văn phòng ảo kinh doanh của chúng tôi.
Khách hàng có thể đi tham quan văn phòng trước khi thuê. Việc này giúp khách hàng chủ động hơn trong việc lựa chọn văn phòng ảo mà mình ưng ý nhất.
ACC mang đến cho quý khách các thiết kế văn phòng ảo phù hợp với nhu cầu cụ thể nhất. Chúng tôi hiểu rằng chi phí luôn là vấn đề được quý vị quan tâm do đó tại ACC chi phí luôn bảo đảm ở mức hợp lý, không phát sinh bất cứ chi phí nào khác ngoài chi phí đã báo từ đầu.
5. Những câu hỏi liên quan đến dịch vụ văn phòng ảo?
5.1. Thời hạn thuê văn phòng ảo là bao lâu?
Thời hạn thuê văn phòng ảo phụ thuộc vào thỏa thuận của các bên trong hợp đồng.
5.2. Có nên thuê văn phòng ảo kinh doanh?
Tùy vào nhu cầu và quy mô doanh nghiệp của mình mà doanh nghiệp có thể chọn hình thức cho thuê văn phòng ảo. ACC khuyến khích các start-up trẻ, doanh nghiệp vừaa và nhỏ thì nên lựa chọn văn phòng ảo sẽ phát huy được hiệu quả tốt nhất.
5.3. ACC có cung cấp các dịch vụ văn phòng ảo không?
ACC chuyên cung cấp hệ thống dịch vụ văn phòng ảo trên cả nước. Do đó, hãy liên hệ với ACC để được tư vấn chi tiết.