Chi phí tiền thuê văn phòng có cần phải định khoản thanh toán hay không? Là câu hỏi thắc mắc của nhiều Qúy khách khi mô hình văn phòng làm việc là ưu thế trong thời đại hiện nay. Hãy cùng ACC tham khảo bài viết về định khoản thuê văn phòng làm việc, mời bạn đọc tham khảo:
1. Định khoản thuê văn phòng làm việc là gì?
Thuê văn phòng làm việc là hình thức cho thuê văn phòng làm việc với đầy đủ tiện ích văn phòng cao cấp như phòng họp, phòng tiếp khách, lễ tân, internet…với giá hợp lý.
Định khoản thuê văn phòng làm việc ( hay còn được gọi là hạch toán kế toán) là thuật ngữ được dùng trong lĩnh vực tài chính, kế toán. Định khoản kế toán cũng là việc xác định và ghi chép những số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào bên Nợ và bên Có – tương ứng loại tài khoản kế toán đó.
2. Định khoản thuê văn phòng làm việc cần điều kiện như thế nào?
Để có thể định khoản chi phí thuê văn phòng thì cần phải xác định rõ ràng bạn đang thuê của đơn vị, hay cá nhân nào? Cần phải xác định rõ:
- Nếu như bạn thuê văn phòng làm việc của công ty: bạn cần lấy hóa đơn, chứng từ thanh toán, hợp đồng, hoặc phụ lục hợp đồng thuê văn phòng….
- Nếu như bạn thuê của cá nhân thì cần xác định rõ những thông tin ghi trên hợp đồng:
- Nếu như hợp đồng ghi là cá nhân tự đi nộp thuế: Bạn cần chuẩn bị hợp đồng thuê văn phòng và chứng từ thanh toán.
- Nếu như trên hợp đồng ghi rằng bên thuê nộp thuế thay cho chủ nhà thì cần chuẩn bị: Hợp đồng thuê văn phòng, chứng từ thanh toán và chứng từ nộp thuế thay.
3. Cách định khoản thuê văn phòng làm việc?
Trường hợp 1: Nếu thanh toán trước
Nếu như thanh toán trước, cần được dựa vào chứng từ thanh toán và hợp đồng thuê văn phòng.
- Nợ TK 311
- Có 111, 112
Nếu như là khoản trả trước thì bạn định khoản, hạch toán như trên. Còn nếu như là khoản đặt cọc thì để đảm bảo được thực hiện hợp đồng thì các bạn cần phải hạch toán tiền đặt cọc.
Trường hợp 2: Nếu trả tiền thuê hàng tháng
Trong trường hợp bạn trả tiền thuê hàng tháng hoặc nhận được hóa đơn. Thì bạn định khoản thanh toán tiền thuê văn phòng bằng cách:
- Nợ TK 154, 627, 641, 642, … ( điều này tùy thuộc vào mục đích thuê văn phòng để làm gì thì bạn sẽ đưa chi phí thuê văn phòng vào chi phí đó).
- Có TK: 311, 111, 112:
Trường hợp 3: Nếu trả tiền sau ( Hoặc bạn nhận được hóa đơn sau)
Ví dụ: Công ty bạn có thuê một văn phòng làm việc của Công ty ACC trong khoảng thời gian từ 1- 6 tháng. Nhưng trong khoảng thời gian đó bạn vẫn chưa thanh toán, sau đó, đến tháng 6 thì công ty bạn mới thanh toán. Khi đó, đến thời điểm này thì công ty ACC mới xuất hóa đơn cho bạn.
Còn trong trường hợp công ty bạn thuê văn phòng cá nhân từ tháng 1- 6. Nhưng đến khoảng tháng 6 mới bắt đầu thanh toán. Khi đó, cách định khoản thanh toán tiền thuê văn phòng làm việc được tính toán như sau:
+ Hàng tháng hạch toán:
- Nợ TK 154, 627, 641, 642,…( Căn cứ, tùy thuộc vào mục đích thuê văn phòng làm việc để đưa vào chi phí thuê văn phòng).
- Có TK: 335 ( Có phát sinh chi phí nhưng trên thực tế chưa chi trả khoản chi phí đó)
+ Nếu hàng tháng thanh toán ( hoặc khi nhận hóa đơn thuê văn phòng)
- Nợ TK 335
- Có TK 111, 112 ( nếu là khi thanh toán)
- Có TK 331 (Nếu là khi nhận được hóa đơn).
Trường hợp 4: Nếu trả tiền thuê văn phòng làm việc trước nhiều kì hạn
Ví dụ như thuê nhà từ tháng 1- tháng 6 và thanh toán 1 lần vào tháng 1 ( hoặc nếu như nhận được hóa đơn) thì bạn sẽ định khoản tiền thuê văn phòng như sau:
- Nợ TK 242: Tổng số tiền
- Nợ TK 133: Nếu có hóa đơn GTGT và thuê văn phòng làm việc từ phía công ty cung cấp dịch vụ
- Có TK: 331, 111, 112.
Định kỳ phân bố khoản chi phí thuê văn phòng trả trước đó: Từ đó, đưa vào chi phí thuê văn phòng làm việc tương ứng. Trường hợp này bạn đưa vào 642, 6422. Nếu thuê văn phòng để làm xưởng làm việc thì có thể đưa vào 154, 627. Nếu thuê văn phòng để làm cửa hàng bán hàng thì đưa về 641, 6421, Khi đó thì sẽ định khoản như sau:
- Nợ TK 154, 672, 641, 642.
- Có TK 242.
4. Dịch vụ cho định toán văn phòng làm việc của ACC
Khách hàng khi lựa chọn dịch vụ định toán văn phòng làm việc của ACC sẽ nhận được nhiều ưu đãi lớn như sau:
Mức giá cả hợp lý.
Tư vấn miễn phí toàn bộ thủ tục pháp lý.
Báo giá nhanh “Nhận báo giá ngay khi liên hệ”.
Đưa đón khách hàng tận nơi.
Bảo mật tuyệt đối thông tin khách hàng.
5. Những câu hỏi thường gặp khi định toán văn phòng làm việc
5.1. Định khoản thuê văn phòng làm việc cần điều kiện như thế nào?
Để có thể định khoản chi phí thuê văn phòng thì cần phải xác định rõ ràng bạn đang thuê của doanh nghiệp hay cá nhân.
Cần phải xác định rõ:
- Nếu như bạn thuê văn phòng làm việc của công ty: bạn cần lấy hóa đơn, chứng từ thanh toán, hợp đồng, hoặc phụ lục hợp đồng thuê văn phòng….
- Nếu như bạn thuê của cá nhân thì cần xác định rõ những thông tin ghi trên hợp đồng
5.2. Định khoản thuê văn phòng làm việc là gì?
Định khoản thuê văn phòng làm việc ( hay còn được gọi là hạch toán kế toán) là thuật ngữ được dùng trong lĩnh vực tài chính, kế toán. Định khoản kế toán cũng là việc xác định và ghi chép những số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào bên Nợ và bên Có – tương ứng loại tài khoản kế toán đó.
5.3. Cho thuê chỗ ngồi làm việc gồm những hình thức nào?
Tùy vào nhu cầu, bạn có thể dễ dàng chọn cho mình một chỗ ngồi làm việc lý tưởng với chi phí tốt nhất. Mô hình thuê chỗ ngồi làm việc bao gồm:
Chỗ ngồi làm việc cố định
Chỗ ngồi làm việc linh hoạt
Chỗ ngồi vãng lai
Thuê chỗ ngồi cá nhân.
Thuê chỗ ngồi nhóm.
Thuê chỗ ngồi theo ngày, tuần, tháng, quý, năm